Nouvelles règles de communication par e-mail 

• Clarification des règles de communication entre le CS et le syndic d’une part, et les membres du CS d’autre part (non détaillé ici)
• E-mails entre le syndic (ou CS) et un copropriétaire tiers : mettre le CS en copie, mais pas chacun des membres

Contrats architecte

Les dernières versions des contrats ont été validées par e-mail (cf. e-mail Mme EL Ouazghi du 15/04/2022)

Fête des voisins (date officielle : 20/05)

• Le CS est d’accord sur le principe. On en reparle en détail lors de la prochaine réunion CS
• Actions : se renseigner + récupérer l’affiche officielle

Réponses à diverses questions des membres du CS

• L’ascensoriste passe réviser les ascenseurs toutes les 6 semaines
• La copropriété ne possède pas de couvertures de protection ou autres pour les ascenseurs
• Ne pas ouvrir la double porte du hall sur cour car elle se referme mal

Inventaire des tâches à confier à nos futurs gardiens, et horaires (sous réserve de conformité avec la convention collective) :

Courrier et colis

• Distribuer le courrier “sans signature” dans les boîtes aux lettres
• Réceptionner les colis (toutes sociétés) sans signature
• Accepter les procurations (courriers & colis avec signature) des copropriétaires en faisant la demande

Entretien intérieur

• Tenir la loge (rangement, ménage)
• Laver les sols + miroirs + porte des halls des 2 immeubles tous les jours
• Nettoyer les 4 ascenseurs (sol & miroir) chaque jour
• Bâtiment sur cour : passer l’aspirateur 1 fois par semaine sur tous les paliers d’étage (par exemple : bâtiment A le lundi, B le mardi, C le mercredi)
• Passer l’aspirateur dans les couloirs des caves et des parties communes (tous les 3 mois)
• Laver les 4 escaliers (plus les vitres de l’escalier du bâtiment sur rue), tous les 3 mois

Jardinage / entretien extérieur

• S’occuper des fleurs entre les 2 bâtiments
• Tailler les arbustes (2 fois par an)
• Besoin à confirmer ultérieurement : Tondre les pelouses (2 fois / mois au printemps et à l’été, 1 fois / mois en automne)
• Balayer / laver la cour selon besoin. Déneiger / saler en cas de besoin
• 2 fois par mois, laver la façade vitrée sur rue (portail véhicules + portillon + baie vitrée du hall)
• Nettoyer les terrasses non privatives (bâtiments sur rue, cour et toit loge), 1 fois/an

Poubelles

• Sortir et rentrer les différentes poubelles (vertes, jaunes et blanches), en fonction des jours de collecte
• Laver les poubelles tous les jours

Travaux

• Accueillir les entreprises, les accompagner sur le lieu d’intervention et si celle-ci concerne la copropriété : surveiller l’intervention pendant toute sa durée et veiller à ce que l’entreprise laisse les locaux aussi propres qu’en arrivant
• Changer les ampoules
• Effectuer quelques menus travaux notamment d’électricité, de menuiserie (nécessite une formation / habilitation)
• Aider à la recherche des fuites 
• Renseigner les copropriétaires ou locataires sur les entreprises à contacter en cas de problème

Administratif

• Tenue d’un référentiel des occupants
• Tenue d’un cahier d’évènements (pannes, interventions, etc.)
• Mise à jour étiquettes de BAL
• Affichage dans les halls sur demande du syndic ou du conseil syndical
• Relevé des compteurs gaz / électricité / eau tous les ans

Horaires souhaités

Ce choix d’horaire a été fait en fonction de notre connaissance des règles imposées par la convention collective des gardiens, à savoir :

• Amplitude journalière maximale de 13h incluant un temps de pause de 4h
• Le temps de pause doit lui même être décomposé en 3h + 1h
• Pour un couple de gardiens, les pauses doivent être simultanées

Nous comptons sur le syndic pour :

• Nous informer si ces règles avaient changé ou si notre interprétation était erronée
• Nous dire si un élargissement du nombre total hebdomadaire d’heures est possible contre rémunération complémentaire

Cela pourrait avoir un impact sur les horaires souhaités. Ceci étant dit, voici les horaires souhaités :

• En semaine : 
  • Amplitude de 12h au lieu de 13h, compensée par le fait de rentrer les poubelles vers 21h après le passage des camions de collecte
  • 7h à 8h : loge fermée, gardiens en pause
  • 8h – 12h30 : loge ouverte, gardiens en activité
  • 12h30 – 15h30 : loge fermée, gardiens en pause
  • 15h30 – 19h : loge ouverte, gardiens en activité
• Samedi : loge ouverte et gardiens en activité de 8h à 12h

Prochaines étapes pour les tâches des gardiens

Envoyer ce compte-rendu au syndic :

• En rappelant le caractère urgent du recrutement d’un nouveau couple de gardiens
• En lui demandant de nous envoyer dès que possible une première version de valorisation des UV, de répartition des tâches, de salaires et de classification des gardiens, tenant compte de ces préconisations :
  • Limiter l’écart de salaire entre les membres du couple
  • La gardienne s’occupant plutôt du bâtiment sur rue, du relationnel et de la surveillance des entrées dans la résidence
  • Le gardien s’occupant du bâtiment sur cour, des parties communes, de la surveillance des interventions et des tâches plus physiques